Zahraniční pracovní cesty

Žádosti, poskytnutí záloh a vyúčtování zahraničních pracovních cest vyřizuje:

Jarmila Vychopeňová (dále jen "referent pro ZPC"), tel.: 58 563 2854,
Děkanát FZV UP, Hněvotínská 3, e-mail: jarmila.vychopenova@upol.cz

Tiskopis Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu (dále "ZPC")

Tiskopis cestovní příkaz (dále jen "CP") je nutné vystavit tři týdny před uskutečněním ZPC.
Zaměstnanec je povinen vyplnit Stranu č. 1 "Cestovního příkazu pro ZPC" – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně.

• Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího ústavu, příp. řešitele projektu, pokud je pracovní cesta hrazena z projektu.
• Přednostům ústavů a hlavním řešitelům projektů schvaluje cestovní příkaz děkan fakulty.
• Pokud zaměstnanec jede na konferenci, je nutné rovněž předložit program konference.

Stranu č. 2 CP pro ZPC zaměstnanec nevyplňuje – vyplní a předloží ke schválení děkanovi a tajemníkovi fakulty referent pro ZPC.

• V případě, že zaměstnanec plánuje jet do zahraničí autem, je nutné, aby k CP vyplnil a přiložil také Žádost o použití soukromého vozidla k tuzemské/zahraniční pracovní cestě, která bude odsouhlasena podpisy přednosty ústavu, příp. řešitele projektu – VZOR. Schválení žádosti děkanem a tajemníkem fakulty zajistí referent pro ZPC
• Pro pracovní cesty musí být vozidlo havarijně pojištěno a řidič je povinen absolvovat školení řidičů (Seznam proškolených zaměstnanců je uložen na ekon. oddělení), platnost proškolení je na dobu dvou let. V případě, že zaměstnanec jede na pracovní cestu poprvé, je nutné předložit (ekon. odd.) kopii velkého technického průkazu a Smlouvu o uzavření havarijní pojistky.

Schválený CP (případně se Žádostí o použití soukromého vozidla) nadřízeným zaměstnancem se předkládá referentu pro ZPC k zaevidování. Po dobu ZPC je Cestovní příkaz uložen na ekon. odd. FZV.

Pokud zaměstnanec bude požadovat zálohu pro ZPC

• sdělí mailem požadavek referentu pro ZPC nejpozději 10 dní před uskutečněním ZPC, kde uvede, na co vše bude zálohu v hotovosti čerpat a to jak v českých korunách, tak ve valutách (např. na ubytování, jízdné, mimořádné výdaje) a v jaké výši. Stravné a kapesné pro danou zemi bude vypočteno dle odletů a příletů (překročení hranic) referentem pro ZPC ve měně, která je dána dle vyhlášky MF ČR pro příslušný stát, pokud je k této měně ČNB vyhlašován kurz. Kurzy se každoročně mění k 1. 1. příslušného roku.
• Mailem, telefonem či osobně se domluví s referentem pro ZPC na termínu vyplacení zálohy (většinou 3-5 pracovních dnů před uskutečněním ZPC).
• Záloha na ZPC včetně karty zdravotního pojištění (Informace o cestovním pojištění pro zaměstnance a studenty UP v Olomouci a Podmínky Cestovního pojištění Evropské Cestovní Pojišťovny) bude předána zaměstnanci na pokladně děkanátu FZV.
• Jízdné (letenky, vlak, bus), ubytování a konferenční poplatek lze zaplatit předem fakturou či platební kartou UP přes ekonomický referát FZV UP na základě vystavení „Požadavku na vystavení objednávky“ (zajišťuje sekretářka ústavu).
• Pokud zaměstnanec bude platit konferenční poplatek v hotovosti až v místě konání konference, lze ho taktéž proplatit zpětně, ale nemůže být součástí Cestovního příkazu. Je zapotřebí doložit doklad o zaplacení v hotovosti a připojí Průvodní list k faktuře.
• V případě, že si zaměstnanec nebude moci zálohu převzít na pokladně FZV osobně a požádá jinou osobu k převzetí, je zapotřebí doložit Plnou moc.

Zaměstnanec je povinen

• vrátit pojišťovací kartu referentu pro ZPC ihned po ukončení pracovní cesty.
• předložit do 10-ti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty zaměstnavateli prostřednictvím referenta pro ZPC
  • daňové doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD atd. (doklady nalepené na papír formátu A4) potřebné k vyúčtování pracovní cesty. Doklady by měly být čitelné (dodavatel služby by měl uvést na dokladu částku, měnu, podpis, příp. razítko), roztříděné dle druhu výdaje, měny a popis se sdělením, zda byl doklad hrazen fakturou nebo hotově.
  • vyplnit Stranu č. 3 CP pro ZPC (zaměstnanec vyplňuje časový průběh cesty – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně)
  • vrátit nevyúčtovanou zálohu po dohodě s referentem pro ZPC
  • vypracovat písemnou Zprávu ze ZPC.

Zpráva z pracovní cesty musí obsahovat

• průběh a výsledek cesty
• sdělení, zda bylo nebo nebylo zaměstnanci poskytnuto bezplatně (bez jeho finančního přispění) během části pracovní cesty (tuzemské i zahraniční) jídlo charakteru snídaně (ubytování se snídaní), oběda nebo večeře
• seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek a měn (ubytování, jízdné, vedlejší výdaje)
• z kterých prostředků mají být cestovní výdaje hrazeny (ústav, SPP číslo)
• podpis zaměstnance
• podpis nadřízeného zaměstnance (přednosta ústavu či řešitel projektu)
• v případě, že zaměstnanec cestoval autem, vyplní tiskopis Vyúčtování soukromého vozidla – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně.

Zaměstnavatel
Do 10-ti pracovních dnů ode dne předložení všech výše uvedených písemných dokladů provede referát pro ZPC vyúčtování cestovních náhrad. O doplatku či přeplatku cestovních náhrad zaměstnance bude informovat mailem referent pro ZPC.

Cestovní náhrady FZV UP se řídí platnými dokumenty a normami.