Zahraniční pracovní cesty
Pokyny pro zahraniční pracovní cesty zaměstnanců FZV UP v Olomouci
Žádosti, poskytnutí záloh a vyúčtování zahraničních pracovních cest vyřizuje:
Jarmila Vychopeňová (dále jen "referent pro ZPC"), tel.: 58 563 2854,
Děkanát FZV UP, Hněvotínská 3, e-mail: jarmila.vychopenova@upol.cz
Tiskopis Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu (dále "ZPC")
Před nástupem na zahraniční pracovní cestu
Tiskopis cestovní příkaz (dále jen "CP") je nutné vystavit tři týdny před uskutečněním ZPC.
Zaměstnanec je povinen vyplnit Stranu č. 1 "Cestovního příkazu pro ZPC" – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně.
- Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího ústavu, příp. řešitele projektu, pokud je pracovní cesta hrazena z projektu.
- Přednostům ústavů a hlavním řešitelům projektů schvaluje cestovní příkaz děkan fakulty.
- Pokud zaměstnanec jede na konferenci, je nutné rovněž předložit program konference.
Stranu č. 2 CP pro ZPC zaměstnanec nevyplňuje – vyplní a předloží ke schválení děkanovi a tajemníkovi fakulty referent pro ZPC.
- V případě, že zaměstnanec plánuje jet do zahraničí autem, je nutné, aby k CP vyplnil a přiložil také Žádost o použití soukromého vozidla k tuzemské/zahraniční pracovní cestě, která bude odsouhlasena podpisy přednosty ústavu, příp. řešitele projektu – VZOR. Schválení žádosti děkanem a tajemníkem fakulty zajistí referent pro ZPC
- Pro pracovní cesty musí být vozidlo havarijně pojištěno a řidič je povinen absolvovat školení řidičů (Seznam proškolených zaměstnanců je uložen na ekon. oddělení), platnost proškolení je na dobu dvou let. V případě, že zaměstnanec jede na pracovní cestu poprvé, je nutné předložit (ekon. odd.) kopii velkého technického průkazu a Smlouvu o uzavření havarijní pojistky.
Schválený CP (případně se Žádostí o použití soukromého vozidla) nadřízeným zaměstnancem se předkládá referentu pro ZPC k zaevidování. Po dobu ZPC je Cestovní příkaz uložen na ekon. odd. FZV.
Pokud zaměstnanec bude požadovat zálohu pro ZPC
- sdělí mailem požadavek referentu pro ZPC nejpozději 10 dní před uskutečněním ZPC, kde uvede, na co vše bude zálohu v hotovosti čerpat a to jak v českých korunách, tak ve valutách (např. na ubytování, jízdné, mimořádné výdaje) a v jaké výši. Stravné a kapesné pro danou zemi bude vypočteno dle odletů a příletů (překročení hranic) referentem pro ZPC ve měně, která je dána dle vyhlášky MF ČR pro příslušný stát, pokud je k této měně ČNB vyhlašován kurz. Kurzy se každoročně mění k 1. 1. příslušného roku.
- Mailem, telefonem či osobně se domluví s referentem pro ZPC na termínu vyplacení zálohy (většinou 3-5 pracovních dnů před uskutečněním ZPC).
- Záloha na ZPC včetně karty zdravotního pojištění (Informace o cestovním pojištění pro zaměstnance a studenty UP v Olomouci a Podmínky Cestovního pojištění Evropské Cestovní Pojišťovny) bude předána zaměstnanci na pokladně děkanátu FZV.
- Jízdné (letenky, vlak, bus), ubytování a konferenční poplatek lze zaplatit předem fakturou či platební kartou UP přes ekonomický referát FZV UP na základě vystavení „Požadavku na vystavení objednávky“ (zajišťuje sekretářka ústavu).
- Pokud zaměstnanec bude platit konferenční poplatek v hotovosti až v místě konání konference, lze ho taktéž proplatit zpětně, ale nemůže být součástí Cestovního příkazu. Je zapotřebí doložit doklad o zaplacení v hotovosti a připojí Průvodní list k faktuře.
- V případě, že si zaměstnanec nebude moci zálohu převzít na pokladně FZV osobně a požádá jinou osobu k převzetí, je zapotřebí doložit Plnou moc.
Po návratu z pracovní cesty
Zaměstnanec je povinen
- vrátit pojišťovací kartu referentu pro ZPC ihned po ukončení pracovní cesty.
- předložit do 10-ti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty zaměstnavateli prostřednictvím referenta pro ZPC
- daňové doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD atd. (doklady nalepené na papír formátu A4) potřebné k vyúčtování pracovní cesty. Doklady by měly být čitelné (dodavatel služby by měl uvést na dokladu částku, měnu, podpis, příp. razítko), roztříděné dle druhu výdaje, měny a popis se sdělením, zda byl doklad hrazen fakturou nebo hotově.
- vyplnit Stranu č. 3 CP pro ZPC (zaměstnanec vyplňuje časový průběh cesty – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně)
- vrátit nevyúčtovanou zálohu po dohodě s referentem pro ZPC
- vypracovat písemnou Zprávu ze ZPC.
Zpráva z pracovní cesty musí obsahovat
- průběh a výsledek cesty
- sdělení, zda bylo nebo nebylo zaměstnanci poskytnuto bezplatně (bez jeho finančního přispění) během části pracovní cesty (tuzemské i zahraniční) jídlo charakteru snídaně (ubytování se snídaní), oběda nebo večeře
- seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek a měn (ubytování, jízdné, vedlejší výdaje)
- z kterých prostředků mají být cestovní výdaje hrazeny (ústav, SPP číslo)
- podpis zaměstnance
- podpis nadřízeného zaměstnance (přednosta ústavu či řešitel projektu)
- v případě, že zaměstnanec cestoval autem, vyplní tiskopis Vyúčtování soukromého vozidla – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně.
Zaměstnavatel
Do 10-ti pracovních dnů ode dne předložení všech výše uvedených písemných dokladů provede referát pro ZPC vyúčtování cestovních náhrad. O doplatku či přeplatku cestovních náhrad zaměstnance bude informovat mailem referent pro ZPC.
Cestovní náhrady FZV UP se řídí platnými dokumenty a normami.